Standardsoftware, Baukasten oder individuell?
Die erste ehrliche Prüfung: Gibt es das schon? Wenn eine Standardlösung 90 % Ihrer Anforderungen abdeckt und Sie mit den restlichen 10 % leben können, kaufen Sie sie. Individualentwicklung lohnt sich in drei Situationen: wenn Ihr Prozess Ihr Wettbewerbsvorteil ist (und Standardsoftware ihn plattbügeln würde), wenn viele Systeme verzahnt werden müssen – oder wenn die „kleinen Ausnahmen“ Ihres Alltags in Standardtools zu Dauerworkarounds führen. Eine ausführliche Entscheidungshilfe: CMS oder Individualentwicklung?
So läuft ein Projekt ab – und wo die Kosten entstehen
Deutsche Agentur-Tagessätze liegen 2026 grob zwischen 700 und 1.200 € je nach Rolle und Region. Wichtiger als der Tagessatz ist die Produktivität des Teams und ob es Ihre Fachlichkeit versteht – ein günstiges Team, das dreimal umbaut, ist das teuerste. Fragen Sie deshalb weniger „Was kostet der Tag?“ und mehr „Was bekomme ich nach vier Wochen zu sehen?“
Was Sie vorbereiten können (und was nicht nötig ist)
- Nötig: Klarheit über das Ziel („Welches Problem soll in sechs Monaten gelöst sein?“), die Kernprozesse in Stichworten, beteiligte Systeme (ERP, CRM, Excel-Listen …) und ein Budgetrahmen, über den Sie sprechen können.
- Hilfreich: Ein Lastenheft – also die Anforderungen aus Ihrer Sicht. Formlos ist völlig in Ordnung; Vollständigkeit schlägt Formatierung.
- Nicht nötig: Technische Vorgaben, fertige Designs, perfekte Spezifikationen. Das gemeinsame Erarbeiten gehört zum Projekt – und gute Dienstleister stellen die Fragen, auf die Sie allein nicht kommen.
Woran Sie einen seriösen Anbieter erkennen
Er will Ihr Problem verstehen, nicht Ihre Wunschliste abheften
Gute Dienstleister hinterfragen Anforderungen und streichen mit Ihnen – schlechte nicken alles ab und schreiben es in den Vertrag.
Er liefert früh und regelmäßig Sichtbares
Wöchentliche nutzbare Stände statt „große Enthüllung nach sechs Monaten“. So bleiben Budget und Richtung kontrollierbar.
Er baut ohne Lock-in
Verbreitete Frameworks (bei uns: Laravel, React), Ihr Code in Ihrem Repository, Dokumentation – damit Sie den Partner wechseln könnten, es aber nicht müssen.
Häufige Fragen zu Individualsoftware
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Individualsoftware?
Das hängt nicht an der Größe, sondern am Prozess: Auch ein 10-Personen-Betrieb spart mit einem passgenauen Werkzeug schnell eine halbe Stelle Handarbeit ein. Rechnen Sie den heutigen manuellen Aufwand in Stunden pro Woche – dann haben Sie die Vergleichszahl zur Investition.
Wem gehört die Software am Ende?
Bei einem sauberen Vertrag: Ihnen – inklusive Quellcode und Nutzungsrechten. Achten Sie darauf, dass der Code in einem Repository liegt, auf das Sie Zugriff haben. Anbieter, die den Quellcode als Pfand behalten, sollten Sie meiden.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Ein fokussiertes erstes Release (MVP) ist häufig in 2–4 Monaten produktiv, danach wächst das System in Ausbaustufen. Länger als 6 Monate ohne nutzbares Zwischenergebnis sollte kein Plan sein – das ist ein Warnsignal, kein Qualitätsmerkmal.
Was passiert, wenn der Dienstleister ausfällt oder wir unzufrieden sind?
Mit eigenem Code-Zugang, Standard-Stack und Dokumentation kann ein anderes Team übernehmen – wie das abläuft, beschreibt unser Artikel zum Dienstleisterwechsel.
